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Escanear el DNI en un hotel no es obligatorio: solo lo es recoger los datos​

¿Puede un hotel escanear tu DNI sin tu permiso? La respuesta corta es que no, pero la práctica se ha extendido. La ley obliga a los establecimientos a registrar los datos de todos los huéspedes y remitirlos a la policía o Guardia Civil en un plazo de 24 horas, pero no exige escanear el documento. El escaneo es una herramienta de comodidad para el recepcionista, que evita teclear a mano. Así lo confirman varios profesionales del sector que han participado en un debate sobre la materia: el escáner extrae los datos y los vuelca en la ficha del cliente, sin copiar la imagen ni la firma. Sin embargo, la negativa del cliente a que su DNI pase por una máquina es legítima y el hotel debe aceptar la recogida manual.

La ley obliga a registrar, no a escanear

La normativa que regula el registro de viajeros se remonta a una ley de la época franquista para perseguir a ETA, según se explica en el debate. La aplicación actual se basa en una orden del Ministerio del Interior de los años 90 y en una directriz de la Dirección General de la Policía de la década de 2000. Ninguna de estas normas menciona el escaneo. Lo que exigen es la recogida de datos: nombre completo, número y tipo de documento, fecha de expedición y fecha de nacimiento. Estos datos se envían a diario a las autoridades competentes, que pueden ser Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza según el municipio. Los hoteles están obligados a conservar los registros durante tres años.

El escáner: comodidad frente a privacidad

Los recepcionistas consultados defienden el uso del escáner por rapidez. El OCR del dispositivo vuelca los datos directamente en el sistema, lo que agiliza el check-in. Algunos programas no almacenan la imagen del documento, solo los datos textuales. Pero la desconfianza del cliente es comprensible: una fotocopia o un archivo con la imagen del DNI puede acabar en manos indebidas. Varios participantes expresan su rechazo a que su documento sea copiado y recuerdan que en otros países no se les ha pedido nunca. La legislación de protección de datos obliga a los hoteles a custodiar esa información, pero el riesgo de filtraciones existe.

La negativa del cliente y la alternativa manual

Ante la negativa del huésped a que su DNI sea escaneado, el hotel debe ofrecer la recogida manual de los datos. Varios profesionales del sector confirman que es posible y que se hace cuando el cliente lo solicita. La verificación del documento sigue siendo necesaria para comprobar que los datos son correctos, pero no se requiere copia. La ley no impone el escaneo, por lo que negarse no constituye ninguna infracción. Eso sí, el hotel tiene la obligación de remitir los datos a la policía, y si no lo hace, se enfrenta a multas elevadas.

Diferencias entre España y otros países

La obligación de registrar a los viajeros es común en muchos países, pero la práctica varía. En Portugal, por ejemplo, no se pide documentación para alojarse, según la experiencia de un participante. En Francia, otro recepcionista afirma que nunca escaneó documentos. En cambio, en países fuera de Europa, como Irán o Estados Unidos, es habitual escanear el pasaporte e incluso tomar huellas dactilares. La queja recurrente es que en España se ha normalizado el escaneo sin que exista una obligación legal explícita.

El riesgo de las copias y la protección de datos

La acumulación de copias de DNI en los hoteles genera un riesgo evidente. Si un hotel sufre un robo o un ciberataque, los datos personales de miles de clientes pueden quedar expuestos. La Agencia Española de Protección de Datos puede sancionar a los establecimientos que no custodien adecuadamente esa información. Algunos hoteles han eliminado el escáner por miedo a las consecuencias legales. La recomendación de los expertos es clara: el cliente puede negarse al escaneo y exigir que sus datos se tomen a mano, sin que ello suponga un incumplimiento de la normativa.

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La próxima vez que te pidan el DNI en un hotel, recuerda: pueden pedírtelo, pero no escanearlo sin tu consentimiento. La ley solo les obliga a recoger los datos. Lo demás es comodidad.