Gobierno prohibira facturas en word excel o pdf

Hacienda cierra el cerco a las facturas hechas en Word y Excel​

La factura en PDF, Word o Excel tiene los meses contados. El plan del Gobierno pasa por que toda la facturación de las empresas se genere con un software homologado o con la plataforma pública de facturación, según el material que ha circulado sobre esta normativa. Traducido: el documento que cualquiera se fabricaba en su ordenador y enviaba por correo deja de valer por sí solo. La primera consecuencia es de caja: abrir un negocio y emitir la primera factura ya exige gastarse dinero en un programa que cumpla los requisitos técnicos antes de haber ingresado un céntimo.

El calendario tampoco es uniforme. Las grandes empresas irán primero, con facturas firmadas digitalmente y la obligación de mantener un portal de cliente sin repercutir el coste al cliente final; el resto de compañías esperarían hasta 2026. En paralelo llega el sistema de QR en facturas y tickets —la factura simplificada— con capacidad de conectarse a Hacienda y enviar la facturación diaria, en principio de forma voluntaria.

Qué es Verifactu y por qué no todo el mundo está conectado​

Aquí conviene separar el titular de la letra pequeña. La normativa está aprobada, pero el pliego técnico de condiciones ha tardado en publicarse y la conexión directa a la AEAT para todas las empresas no está resuelta. El responsable de informática de la Agencia Tributaria habría reconocido en una entrevista que no existen medios para implementar esa conexión universal, de modo que pymes y autónomos podrían seguir desconectados y presentar los datos como hasta ahora, siempre que el software garantice la integridad de los datos y no permita prácticas fraudulentas. Es el Verifactu no conectado.

El detalle importa porque el sistema tolera incidencias: caídas de internet, fallos del servicio de la AEAT o errores de emisión cuentan con un margen —habitualmente unos 4 días— para subsanarse. Cuando el error no encaja en esos supuestos, el programa arrastra la factura anulada y la correcta, y ahí empieza el problema. Corregir un número mal tecleado, una coma o un guion, obliga a convivir con la factura errónea en el sistema.

El coste real: software, gestoría y tiempo perdido​

La factura electrónica no es nueva: ya es casi obligatoria para facturar a organismos públicos, y el sector lleva años lidiando con un generador oficial de XML viejo, lleno de errores y con Java. Lo que cambia es el alcance. Hay quien calcula que una empresa nueva puede necesitar 15.000 euros en programa antes de ganar un céntimo, y quien avisa de que las cuotas de 39 euros al mes de los proveedores actuales son insostenibles para competir: cuando el proveedor dominante duplique tarifas, volverán los lloros.

El otro coste es el humano. Las gestorías ya se frotan las manos: cada cuatro facturas, 50 euros. Y para quien factura puntualmente como autónomo, la conclusión es incómoda: si el PDF deja de valer y hay que pelearse con la plataforma por una errata, el incentivo para hacerlo en negro crece. El sistema portugués, con años de rodaje, ya funciona así: cualquier camión con mercancía sale con su documento de acompañamiento y las rectificativas se persiguen con lupa.

Quién gana y quién paga la fiesta​

El patrón se repite. Las grandes empresas domiciliadas fuera de determinados territorios forales no soportan las mismas cargas que la tienda de barrio, que ya emite factura con QR aunque venda 20 céntimos. En Guipúzcoa el sistema lleva implantado al menos año y medio. Hay quien sostiene que la burocracia no protege al consumidor, sino que protege a la gran empresa de la pyme y justifica su propia existencia.

A esto se suma el ruido de fondo del Kit Digital, cuyas ayudas de digitalización iban vinculadas a que la solución estuviera adaptada a la normativa fiscal. El resultado es un mercado donde se mezclan autónomos que creen saberlo todo con vendedores de software que prometen cumplir Verifactu sin cumplirlo.

El horizonte europeo: ViDA y 2035​

El último escalón es coordinar todos los regímenes nacionales de facturación electrónica con el estándar ViDA. Estaba previsto para 2027 y se ha pospuesto a enero de 2035. En ese contexto, la conexión total de las empresas españolas parece más una cuestión de cuándo que de si. La propia AEAT ofrece plantillas Excel para llevar los libros, lo que da la medida del desfase entre el discurso y la herramienta.

Con este calendario, la factura en Word sobrevivirá más de lo que el titular sugiere. El pliego ya está publicado y hay convocada una sesión informativa con Hacienda para finales de mes. Si el sistema se aplaza una segunda vez —ya ha ocurrido—, el pequeño seguirá facturando como pueda y el grande seguirá esperando.