Otro pasito más hacia el control total del ciudadano (Como en CHINA): Llega el 'Gran Hermano' de Hacienda: nuevo código QR obligatorio en las facturas

El nuevo reglamento de facturación europeo obligará a que los programas de facturación incluyan un código QR para que el cliente verifique si la factura se ha comunicado a la AEAT. Los sistemas deberán estar listos el 1 de julio de 2025 y la remisión de datos por el receptor será voluntaria.

Qué cambia el reglamento de facturación europeo

La Unión Europea avanza en la legislación contra la morosidad con un reglamento que obligará a pagar en un plazo máximo de 30 días. La idea es atacar uno de los problemas que más ahoga a las pequeñas y medianas empresas, que en España representan más del 90% del tejido empresarial. Para muchos negocios pequeños, cobrar tarde no es una molestia administrativa: es la diferencia entre seguir abiertos o cerrar por falta de liquidez. El paquete europeo no se queda solo en los plazos de pago. Llega también el reglamento de facturación europeo, que busca que los programas usados para emitir facturas incluyan un código QR. A través de ese código, el cliente podrá verificar si la factura está bien contabilizada, si la empresa cumple sus obligaciones con Hacienda y si ha comunicado correctamente la operación a la Agencia Tributaria.

El detalle importa. No se trata de que Hacienda espíe cada ticket de pan en tiempo real, al menos no con esta norma. Lo que se establece es un sistema de verificación: el emisor comunica la factura a la AEAT y el receptor puede comprobar que esa comunicación se ha producido. La medida se apoya en el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el reglamento con los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Ese texto también estandariza los formatos de los registros de facturación. La AEAT podrá utilizar la información proporcionada para el ejercicio de sus competencias en la aplicación de los tributos. El mecanismo legal es más gris y más burocrático de lo que suena.

En ámbitos de asesoría fiscal y asociaciones de contribuyentes hay recelo. No es para menos: cualquier cambio que acerque la facturación diaria a la Agencia Tributaria levanta sospechas. La diferencia clave es que la remisión por parte del receptor será voluntaria. El cliente, sea empresario o consumidor final, podrá proporcionar de forma voluntaria los datos contenidos en el código QR a la AEAT usando un dispositivo capaz de leerlo y transmitirlo. Hacienda usará esa información para actuar según proceda. Si la factura incluye la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la Aeat" o "Veri*Factu", la remisión permitirá verificar que la factura recibida ha sido remitida a la AEAT por su emisor. Es decir, el sistema no obliga al cliente a denunciar: le da una herramienta para comprobar.

El QR no es un adorno: qué datos lleva y quién puede leerlo

El código QR tendrá especificaciones concretas. La factura, tanto si está impresa en papel como si es una imagen digital, deberá incluir un código QR. En las facturas expedidas por sistemas Veri*Factu deberá aparecer la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la Aeat" o "Veri*Factu", con un tipo de letra bien visible, similar al del resto de datos. Si la factura se expide en formato digital con una imagen equivalente al formato impreso y se envía por medios electrónicos, al lado del código QR se deberá incluir el texto de la URL codificada. Esa URL tendrá que ser un hipervínculo: al pulsarla en un dispositivo electrónico, debe abrir el destino indicado. En facturas electrónicas no destinadas a impresión, sino a intercambio entre sistemas informáticos, se incluirá como campo independiente la URL contenida en el código QR, por lo que no será necesario incluir el propio código.

El código medirá entre 30x30 y 40x40 milímetros y seguirá la norma ISO/IEC 18004. Para generarlo se empleará el nivel M de corrección de errores, que ofrece un 15% de recuperación de caracteres. Incluirá la URL del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor, información de la factura que formará parte de la URL, el NIF del obligado a expedirla, el número de serie y número de factura, la fecha de expedición y el importe total. El formato detallado de esa URL podrá ser distinto según si el sistema que expide la factura y genera el QR es o no un sistema Veri*Factu. La codificación y el formato se especificarán en un documento técnico que se publicará en la sede electrónica de la AEAT. Todo esto está en el proyecto de Orden que desarrolla las especificaciones técnicas y funcionales, un texto que Hacienda ultima y que se encuentra en fase de audiencia pública.

Ese nivel de detalle explica por qué el asunto no es una simple pegatina. El QR no lleva la contabilidad entera de la empresa. Lleva los datos básicos de la operación y una URL que permite cotejarla. Pero esos datos básicos son suficientes para que un cliente, o la propia AEAT si el cliente los remite, comprueben si el emisor ha cumplido. La verificación se apoya en la huella digital de la factura, no en una inspección presencial. Para un autónomo, el cambio práctico es que su programa de facturación tendrá que generar ese QR y que sus facturas tendrán que ser coherentes con lo comunicado. Para el cliente, el cambio es que tendrá un mecanismo para saber si el papel o el PDF que tiene en la mano se corresponde con lo que Hacienda ha recibido.

Veri*Factu, doble contabilidad y el fin de los programas para ocultar datos

La normativa no solo persigue la morosidad. También quiere cerrar la puerta a la doble contabilidad. La finalidad última de la nueva obligación tributaria formal es impedir o dificultar la fabricación, producción, importación y tenencia de sistemas y programas informáticos que permitan manipular u ocultar datos contables, de facturación o de gestión a Hacienda. El artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria ha incorporado esa obligación: los productores, comercializadores y usuarios de sistemas y programas informáticos o electrónicos de contabilidad, facturación o gestión de quienes desarrollan actividades económicas deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. No pueden permitirse omisiones o alteraciones de las que no queden anotaciones. Los sistemas deben estar debidamente certificados y usar formatos estándar para su legibilidad.

La letra pequeña añade una regla interesante para los programas compartidos. Un mismo sistema informático de facturación puede dar soporte a dos o más obligados tributarios, pero deberá comportarse como si fueran sistemas informáticos independientes para cada obligado. Tendrá que realizar de forma separada la gestión de los registros de facturación y, en su caso, de eventos de cada obligado. Deberá generar cadenas independientes de registros de facturación para cada uno de ellos y permitir el funcionamiento como sistema Veri*Factu de forma independiente para cada obligado. En los terminales conectados desde los que se pueda facturar o administrar, deberá visualizarse claramente y en todo momento el número total de obligados tributarios que gestiona, así como la identificación del obligado al que corresponde la operativa.

La integridad e inalterabilidad de los registros se garantiza con dos mecanismos técnicos. Cada registro de facturación que genere el sistema debe calcular su propia huella o hash y firmar electrónicamente todos los registros individuales generados. Eso permite realizar la comprobación bajo demanda de forma rápida y sencilla. El sistema también debe firmar la facturación generada y comprobar su corrección. Cuando detecte una circunstancia que impida garantizar o que pueda vulnerar la integridad e inalterabilidad de los registros, o de su encadenamiento, mostrará una alarma visible en todos los terminales conectados desde los que se pueda facturar o administrar. La alarma no deberá desactivarse hasta que no se garantice de nuevo la integridad. Dicho de otro modo: el software tendrá que avisar si alguien intenta tocarlo.

Plazos, modelos censales y el correo para los tribunales

Los sistemas de facturación de todas las empresas deberán estar listos para empezar a facturar con las nuevas exigencias a partir del 1 de julio de 2025. Podrán hacerlo a través de sistemas de producción privada de pago debidamente acreditados por la AEAT o con la aplicación que pondrá en marcha la propia Agencia. La AEAT reconoce en la Memoria de Análisis Normativo de la Orden que, además de prevenir el fraude fiscal, las nuevas medidas buscan facilitar el desarrollo tecnológico del tejido empresarial, que está muy atomizado. Declaran el IVA más de 3,6 millones de autónomos y pymes frente a tan solo 30.000 grandes empresas. La inmensa mayoría no realiza operaciones complejas que exijan toda la información del Suministro Inmediato de Información (SII). Con la información básica contenida en sus documentos de facturación, recepcionada de forma automática, la AEAT espera avanzar en la simplificación mediante una aplicación informática propia.

El objetivo declarado es paliar que el pequeño tamaño del negocio vaya acompañado de un déficit de tecnificación que dificulta la profesionalización de la gestión. Según la AEAT, eso dificulta el crecimiento empresarial, la creación de empleo, la innovación, la expansión hacia el exterior y el cumplimiento de las obligaciones administrativas. También la justificación de inversiones y gastos vinculados a la recepción de ayudas públicas. Es un argumento tecnológico, no solo recaudatorio. La aplicación de la AEAT pretende ser una alternativa para quien no quiera o no pueda pagar un sistema privado acreditado. Habrá que ver si ese desarrollo llega a tiempo y si soporta el volumen de facturas de millones de pequeños contribuyentes.

En paralelo, el correo electrónico para recibir comunicaciones de la AEAT lo usarán los tribunales económico-administrativos (TEA). El 1 de enero entró en vigor una orden ministerial de Hacienda que modifica el apartado destinado a los datos de teléfono y correo electrónico para recibir notas de la Agencia Tributaria. A partir del 1 de febrero incluirá la autorización para que esos datos puedan ser empleados también por los TEA. Se publicó el 29 de diciembre de 2023 la Orden HFP/1397/2023, de 26 de diciembre, que introduce modificaciones en los modelos censales 030, 036 y 037. Esas modificaciones se aplicarán por primera vez a las presentaciones realizadas a partir del 1 de febrero de 2024. En esos modelos se modifica el literal y el aviso del apartado de datos de teléfonos y direcciones electrónicas para recibir avisos de la AEAT. El suministro del número de teléfono y la dirección de correo electrónico implica la concesión de autorización para que los mismos sean utilizados para avisos de carácter meramente informativo, no solo por la AEAT, sino también por los órganos económico-administrativos previstos en los apartados 2 y 3 del artículo 228 de la Ley General Tributaria.

También se introducen modificaciones en los modelos informativos 289, 345 y 390, aplicables a las presentaciones sobre 2023. En el procedimiento y las condiciones para la domiciliación del pago de determinadas deudas a través de las entidades de crédito que prestan el servicio de colaboración en la gestión recaudatoria de la AEAT, se amplía la domiciliación del pago a cuentas abiertas en una entidad no colaboradora perteneciente a la Zona Única de Pagos en Euros, la Zona Sepa. Se aplicará a las domiciliaciones de autoliquidaciones presentadas a partir del 1 de febrero de 2024. En el modelo 390, la modificación tiene su origen en la necesidad de permitir consignar los diferentes tipos de recargo de equivalencia vigentes en 2023. Son cambios técnicos, pero afectan a la vida diaria de asesores y pequeños empresarios.

La foto completa es esta: la UE quiere pagos en 30 días y facturación con QR; España desarrolla el reglamento y la orden técnica; la AEAT tendrá más información y el receptor podrá cotejarla; los programas tendrán que certificar que no se manipulan; y los plazos se concentran entre el 1 de febrero de 2024 y el 1 de julio de 2025. Quien tenga una facturación sencilla notará el cambio sobre todo en el software. Quien tenga un sistema viejo o sin acreditación tendrá que actualizarlo. Y quien pensara que la factura era solo un papel para cobrar, tendrá que acostumbrarse a que ese papel lleve un código que habla con Hacienda. Como toda medida que toca dinero y obligaciones legales, conviene contrastar el caso concreto con un asesor fiscal antes de tomar decisiones.